Política de protección de datos
CREACIONES CHAZARI S.A.
- ALCANCE
La política de protección de datos aplica a todos los datos personales recolectados o que se recolecten en el futuro, registrados en cualquier base de datos que posea CREACIONES CHAZARI S.A. en el marco de su actividad económica, y que sean objeto de tratamiento de datos personales. CREACIONES CHAZARI S.A. es responsable y encargada del tratamiento de datos personales en adelante. - IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La empresa CREACIONES CHAZARI S.A., es el responsable del tratamiento de datos personales de las bases de datos y archivos que posea y que sean objeto de tratamiento de datos personales. Con los siguientes datos:
Razón Social: Creaciones Chazari S.A.
NIT: 800.085.913-6
Domicilio: Calle 9 No. 20 – 67 Barrio Alameda, Cali – Colombia
Teléfono (2) 5584790
Correo electrónico para notificaciones: contabilidad@creacioneschazari.com - MARCO LEGAL
Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, las siguientes normas y demás que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
Ley 1266 de 2008: Disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios.
Decreto 1729 de 2009: Determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información.
Decreto 2952 de 2010: Reglamenta los artículos 12 y 13 de la Ley 1266 de 2008.
Ley 1581 de 2012: Dicta disposiciones generales para la protección de datos personales.
Decreto 1377 de 2013: Reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015: Expedición del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo el 26 de Mayo de 2015. - DEFINICIONES
Las siguientes definiciones se encuentran establecidas por la normatividad vigente de protección de datos personales.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de los datos personales. (Ley 1581 de 2012).
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el
Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. (Decreto 1377 de 2013). - Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. (Ley 1581 de 2012).
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables. (Ley 1581 de 2012).
- Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
reserva. (Decreto 1377 de 2013). - Datos Sensibles: Se entiende como datos sensibles todos aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los que revelen su religión, preferencia políticas, origen racial o étnico, situación de discapacidad, convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. (Decreto 1377 de 2013).
- Encargado del tratamiento: Persona natural o política, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. (Ley 1581 de 2012).
- Responsable del tratamiento: Persona natural o política, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos. (Ley 1581 de 2012).
- Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por este o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar en los casos establecidos por la Ley.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. (Ley 1581 de 2012).
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso circulación o supresión. (Ley 1581 de 2012).
- TRATAMIENTO
De acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, para el Tratamiento de los datos personales CREACIONES CHAZARI S.A. aplica los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las normas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento y almacenamiento de datos personales.
Legalidad: los datos manejados en nuestras bases de datos tendrán todos los principios legales aplicables de la normatividad colombiana vigente.
Finalidad: Los datos personales recolectados serán manejados para un propósito en específico y explícito de acuerdo a la Constitución y la Ley, el cual debe ser informado al Titular, de una manera clara y entendible al momento de su recolección.
Libertad: El Tratamiento de datos y su recolección solo podrá hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
Veracidad y Calidad: La información sujeta al tratamiento de los datos personales debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Transparencia: En el Tratamiento de los datos personales, CREACIONES CHAZARI S.A. garantiza el derecho del titular a consultar y/o modificar, en cualquier momento y sin restricciones, la información acerca de los datos que le conciernen. Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se demarca por los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la normatividad vigente y la Constitución. Es decir, solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular o por las previstas en la Ley.
Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por CREACIONE CHAZARI S.A., se manejaran con las medidas de seguridad, técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su perdida, adulteración, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: Todos los colaboradores de CREACIONES CHAZARI S.A. que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la normatividad vigente. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la normatividad vigente. - FINALIDAD
CREACIONES CHAZARI S.A. realizará el tratamiento de los datos de empleados, ex empleados, clientes, contratistas, proveedores u otros con los cuales tenga o tendrá establecida alguna relación permanente o temporal, bajo la normatividad vigente y aplicable.
6.1. Generales: Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de CREACIONES CHAZARI S. A.
Mantener la comunicación efectiva con nuestros proveedores, clientes y empleados.
Cumplir con obligaciones legales.
Para consultas, peticiones, quejas y reclamos.
Información.
Evaluar calidad de productos.
6.2. Específicas:
6.2.1. Finalidad para tratamiento de datos personales de colaboradores
La información de la hoja de vida de los candidatos o empleados servirá para que
CREACIONES CHAZARI S.A. se forme una opinión sobre la persona.
Los aspirantes a ingresar a CREACIONES CHAZARI S.A., que por algún motivo no
fueron seleccionados, su de hoja vida, permanecerá en la oficina de Talento
Humano por un tiempo de 4 meses, pasado este tiempo se destruirá dicha
información.
Desarrollar las actividades propias de la gestión del Recurso Humano dentro de la
empresa tales como afiliaciones a la seguridad social, pago de nómina, actividades
de bienestar y del sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo (SGSST),
entre otras.
Realizar los pagos necesarios derivados de la realización de las labores
especificadas en el contrato.
Contratar beneficios laborales con terceros tales como seguros de vida, gastos
médicos entre otros.
Notificar a contactos autorizados por el empleado en casos de emergencia en
horario de trabajo.
6.2.2. Finalidad para el tratamiento de datos personales de proveedores y
contratistas
Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.
Para hacer el registro en los sistemas de la empresa.
Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.
6.2.3. Finalidad para el tratamiento de datos personales de clientes
Realizar actividades de mercadeo como campañas de promoción, comercialización,
lanzamiento de colecciones y fidelización de los productos que se ofrecen.
Evaluar la calidad de nuestras prendas y la atención al público en los puntos de
venta.
Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas, reclamos u otras inquietudes que
sean realizadas por los Titulares y organismos de control.
Trasmitir los datos personales de los Titulares a las autoridades que en virtud de la
Ley aplicable lo soliciten.
Para eventualmente contactar a los Titulares con los que se ha tenido alguna
relación comercial vía telefónica o por correo electrónico.
Para la determinación de obligaciones pendientes, financieras, crediticias entre
otras.
Utilizar los distintos servicios a través de los medios web de nuestra empresa.
Para el fortalecimiento de nuestra relación comercial con los clientes. - DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por parte de
CREACIONES CHAZARI S.A., de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012,
tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento,
siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.:
Acceder, conocer, actualizar, rectificar o revocar los datos personales sobre los
cuales CREACIONES CHAZARI S.A este haciendo tratamiento. Este derecho
se podrá realizar sobre datos parciales, inexactos, incompletos, que induzcan
al error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya
sido autorizado.
Solicitar la prueba de la autorización dada a CREACIONES CHAZARI S.A para
el tratamiento de sus datos personales, mediante cualquier medio válido, salvo
en los casos en que no es necesaria la autorización.
Ser informado, previa solicitud, respecto al uso que CREACIONES CHAZARI
S.A. le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones realizadas por CREACIONES CHAZARI S.A. con respecto a la
autorización dada por el Titular para el tratamiento de datos, de acuerdo a lo
dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen,
adicionen o complementen.
Solicitar a CREACIONES CHAZARI S.A. la supresión de sus datos personales
y a revocar la autorización dada para el tratamiento de los mismos mediante la
presentación de un reclamo, de acuerdo a lo estipulado en esta política de
tratamiento interno. No obstante la supresión de estos no podrá aceptarse
siempre y cuando el titular tenga alguna obligación de carácter legal o
contractual con la empresa.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
tratamiento por parte de CREACIONES CHAZARI S.A. - AREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION E IMPORTANCIA DE
ESTA POLITICA
El Gerente de CREACIONES CHAZARI S.A. tiene a su cargo, la labor de
desarrollar, implementar y capacitar sobre la política de protección de datos
personales. Para su efecto, todos los colaboradores que hacen el uso de tratamiento
de datos personales en las diferentes áreas de CREACIONES CHAZARI S.A.,
están obligados a informar y reportar estas bases de datos a gerencia de manera
inmediata, así como las autorizaciones debidamente firmadas por cada uno de los
Titulares. - DEBERES DE LA EMPRESA
CREACIONES CHAZARI S.A .tiene presente que los datos recolectados para
Tratamiento son de propiedad de los Titulares a los que se refieren y solamente
ellos pueden decidir sobre los mismos. De acuerdo a esto los datos serán Tratados
únicamente para las finalidades que se encuentra facultada, y respetando la
normatividad vigente de la Ley Colombiana sobre el Tratamiento de datos
personales.
CREACIONES CHAZARI S.A. atenderá los deberes previstos para los
responsables del tratamiento previsto por el Articulo 17 de la Ley 1581 de 2012 y
las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan. - AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CREACIONES CHAZARI S.A. solicitara autorización previa, expresa e informada a
los titulares de datos personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento, la
cual será otorgada por:
- El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los
distintos medios que la Ley Colombiana así lo indique. - El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento. - Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
Esta manifestación de autorización del Titular podrá darse a través de diferentes
mecanismos puestos a disposición de la empresa, tales como:
Mediante documento físico o electrónico, diligenciando un formato de
autorización para el tratamiento de datos personales determinado por la
empresa.
De manera oral, a través de una conversación telefónica o por videoconferencia.
Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgo su
autorización, a través de su aceptación expresa a los términos y condiciones de
una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización por parte del titular
o la persona legitimada para ello, para el tratamiento de sus datos personales.
En ningún caso la empresa adoptara el silencio del Titular como una conducta
inequívoca para hacer Tratamiento de los datos personales.
En CREACIONES CHAZARI S.A. se conservará la prueba de la autorización
otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento,
asegurándose de mantener los registros controlados y plenamente identificados,
sean físicos o digitales, de esta forma CREACIONES CHAZARI S.A., cumple con
la Responsabilidad Demostrada frente al Tratamiento de Datos Personales (Artículo
26 y 27 Decreto 1377/2013).
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la
autorización otorgada a CREACIONES CHAZARI S.A. para el tratamiento de sus
datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo
impida una disposición legal o contractual. Razón por la cual, CREACIONES
CHAZARI S.A. pone a disposición del titular de los datos personales, mecanismos
de fácil acceso, para que pueda revocar su autorización o solicitar la supresión de
sus datos personales.
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, no es necesaria la autorización del Titular
cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio
de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,
estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
- DISPOSICIONES ESPECIALES PARA TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES SENSIBLES
El Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley excepto cuando se
cuente con la autorización del expresa, previa e informada del Titular.
CREACIONES CHAZARI S.A. tratara los datos sensibles recolectados bajo
estándares de seguridad y confidencialidad referente a su naturaleza, cumpliendo
con los requisitos establecidos por la Ley para el Tratamiento de los datos sensibles,
previo informe al Titular que por tratarse de datos sensibles no es obligación
autorizar su Tratamiento.
Al Titular se informará cuáles de los datos sensibles serán objeto de Tratamiento y
la finalidad del tratamiento.
Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales
sensibles. - DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS DE
NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Está prohibido el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes,
excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo
establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento
cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: - Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y
adolescentes. - Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos CREACIONES CHAZARI S.A. deberá contar
con la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo
ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada
teniendo en cuenta la madurez, capacidad y autonomía para entender el asunto.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos
personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los
mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos
en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. - PROCEDIMIENTOS PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES,
CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE LOS
DATOS PERSONALES
Los Titulares de datos personales que estén siendo tratados por CREACIONES
CHAZARI S.A., podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a acceder a sus
datos personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos en
caso de ser inexactos, suprimir información y revocar la autorización cuando
consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que
justificaron su obtención u oponerse a su Tratamiento o finalidad , siempre y cuando
no lo impida una disposición legal o contractual.
Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos
son las siguientes:
Comunicación dirigida a la Oficina Administrativa ubicada en la Calle 9 No. 20 –
67 Barrio Alameda Santiago de Cali, Colombia. Horario: Lunes a Viernes de 8:00
am a 6:00 pm
Solicitud presentada al Teléfono (2) 5584790
Solicitud dirigida al correo electrónico servicioalcliente@creacioneschazari.com
Estos canales podrán ser utilizados por los Titulares de los datos personales o por
terceros autorizados por la Ley para actuar en su nombre y ejercer sus derechos
13.2. Atención y Repuesta a Peticiones y/o Consultas:
El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento, para tal fin
podrá elevar una petición sobre la información que desea conocer, a través de los
mecanismos anteriormente dados. Para ello se debe tener en cuenta lo siguiente:
El Titular y sus causahabientes deberán acreditar su identidad y la de su
representante. Cuando la solicitud sea formulada por una persona distinta al
Titular y no acredite que este actúa en representación de aquel se tendrá por
no presentada.
La consulta y/o petición debe tener como mínimo el nombre y la dirección del
contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como
una descripción clara de los datos a los cuales el Titular busca ejercer el
derecho de consulta y/o petición.
Si la consulta y/o petición del Titular del dato resulta ser incompleta o
inexacta, CREACIONES CHAZARI S.A. requerirá al interesado dentro de los
(5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que
subsane las fallas. Transcurridos (2) meses desde la fecha del requerimiento,
sin que el solicitante presente la información requerida se entenderá que ha
desistido de su consulta y/o petición.
Las peticiones y/o consultas serán atendidos por CREACIONES CHAZARI
S.A. en un término de (10) días hábiles contados a partir del recibo de la
misma. Cuando no fuere posible atender la consulta y/o petición en dicho
término, CREACIONES CHAZARI S.A. dará a conocer al solicitante,
informando el motivo de la demora y señalando la fecha en que tendrá
respuesta la cual no debe ser mayor a (5) días hábiles al vencimiento del
primer término.
13.3. Atención y Respuesta a Quejas y/o Reclamos:
De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 cuando
el Titular o sus causahabientes consideren que la información Tratada por la
Empresa debe ser objeto de actualización, corrección o supresión, cuando
considere que la autorización deba ser revocada o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad vigente
aplicable, podrán presentar una solicitud ante la Empresa la cual será delimitada
bajo las siguientes reglas:
El Titular y sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su
representante, la representación o estipulación a través del otro o para otro.
Cuando la solicitud sea realizada por una persona distinta al Titular y no
acredite que este actúa en representación de aquel se tendrá por no
presentada.
La solicitud de rectificación, autorización, supresión o revocatoria debe ser
presentada a través de los medios autorizados por la Empresa indicados en el
presente documento y contener como mínimo la siguiente información:
a. El nombre y dirección de domicilio del Titular para poder enviar la respuesta.
b. Los documentos que acrediten la identidad del solicitante o del representante
con la debida autorización.
c. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales
el Titular quiere ejercer su derecho y la solicitud concreta.
d. Si la solicitud se presenta incompleta la Empresa solicitara al interesado
dentro de los (5) días siguientes a su recepción la corrección a sus fallas.
Transcurridos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida se entenderá que ha desistido de su solicitud.
En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, se
hará traslado al área legal para resolverlo, en un término máximo de (2) días se
informara al interesado.
e. Una vez recibida la solicitud se incluirá a la base de datos una anotación que
diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a (2)
días hábiles. Dicha anotación será mantenida mientras se resuelva la solicitud.
f. El término máximo para atender esta solicitud es de (15) días hábiles
contados a partir de la fecha de su recibo, cuando no fuere posible atenderla
dentro de dicho término, se informara al interesado el motivo de la demora y la
fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los
(8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término - PROHIBICIONES
En desarrollo de esta norma de seguridad de la información de CREACIONES
CHAZARI S.A. se establecen las siguientes sanciones y prohibiciones como
consecuencia de su incumplimiento:
Se prohíbe a los colaboradores y/o empleados de CREACIONES CHAZARI
S.A. Al acceso, uso, gestión, cesión comunicación y almacenamiento y
cualquier otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin la
autorización del directo responsable y/o encargado de la base de datos. El
incumplimiento de esta prohibición por parte de los colaboradores y/o
empleados de CREACIONES CHAZARI S.A. será tomada como una falta
grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral y/o contractual.
Lo anterior sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.
Se prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento
y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que
llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la
norma sobre el buen uso de los recursos informáticos de la organización y/u
otras normas expedidas por la empresa para estos fines. Los datos sensibles
que se identifiquen serán informados al titular de los mismos, con el fin de este
proceda a eliminarlos; de no ser posible esta acción CREACIONES CHAZARI
S.A. procederá a eliminarlos de manera segura.
Se prohíbe el tratamiento de datos personales de los documentos de los hijos
(de niños y adolescentes menores de edad) de los empleados de la empresa,
salvo para dar cumplimiento al envío de documentos a las EPS y cajas de
Compensación Familiar. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de
los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la
Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia
y la Adolescencia. - MEDIDAS DE SEGURIDAD
El responsable del manejo de las bases de datos según la definición de la ley 1581,
será CREACIONES CHAZARI S.A.
El encargado del manejo de la base de datos según la definición de la ley 1581 de
2012 será el departamento comercial de CREACIONES CHAZARI S.A., en cabeza
de su director o de quien realice sus funciones en forma permanente o temporal. El
responsable podrá en cualquier momento según las estrategias de la Compañía
nombrar otros encargados internos o externos para el manejo de las bases de datos,
los cuales estarán bajo la supervisión del departamento Comercial.
En nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la complejidad
de los datos personales tratados.
En desarrollo del principio de Seguridad de los Datos personales, CREACIONES
CHAZARI S.A., adoptó una directriz general sobre estas medidas, que serán de
obligatorio cumplimiento por parte de los destinatarios de esta norma.
Es obligación de los destinatarios de esta norma informar a la empresa, cualquier
tratamiento inadecuado o sospechoso; una vez tenga conocimiento de la situación,
que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la
organización para proteger los datos personales confiados a ella. En estos casos,
CREACIONES CHAZARI S.A. comunicará a la autoridad de control tal situación y
procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los datos
personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean
estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil.
Todo software utilizado o a utilizar por CREACIONES CHAZARI S.A. debe tener
implementados niveles de seguridad por usuario y módulos con permisos
especiales para cada uno de ellos, en todos los procesos operativos dentro de la
Empresa en el manejo y consulta de sus bases de datos.
Los datos de carácter sensible, serán manejados únicamente por el encargado
designado en el segundo párrafo de este numeral y no podrá delegar dicha función
en ningún otro agente o encargado nombrado por la Gerencia de la Empresa.
El encargado de las bases de datos, semanalmente realizara una copia de respaldo
de la información general y de datos personales que reposen dentro de la Empresa.
Solamente el responsable de las bases de datos a través de la Gerencia, podrá
autorizar el acceso remoto a la información personal para lo cual elaborara un acta
donde consten los motivos y fines de la utilización.
La recolección de los datos personales solo será autorizada por el encargado de la
base de datos en los formatos diseñados por el mismo para tal fin.
Una vez recolectados los datos el encargado aplicara el procedimiento para la
validación de los datos y posterior procedimiento de la información personal, con el
objetivo de que estos sean correctos y apropiados.
El encargado de la base de datos diseñara y mantendrá actualizado un flujograma
para la circulación de los datos recolectados y su disposición final.
El encargado de la base de datos diseñara los formatos necesarios para el control
de la salida de datos personales, en ellos deberá consignarse el tipo de datos y los
fines para los cuales se autoriza su salida.
El manejo del intercambio físico o electrónico de datos personales se regirá por lo
previsto para todos sus efectos en esta política.
CREACIONES CHAZARI S. A, en estricta aplicación del principio de seguridad en
el tratamiento de datos personales, proporcionara las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para brindar seguridad a los registros evitando
así cualquier tipo de fraude, adulteración, pérdida o uso indebido. La obligación y
responsabilidad de la Empresa se limita a disponer de los medios adecuados para
este fin. La empresa no garantiza la seguridad completa y total de su información ni
se hace responsable por cualquier consecuencia derivada de las fallas técnicas o
del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o archivos en que
reposan los datos personales objeto de tratamiento por parte de la Empresa y sus
encargados. - VIGENCIA
Esta política de protección y tratamiento de datos personales rigen desde el 1 de
Septiembre de 2016. La vigencia de las Bases de datos será el tiempo razonable y
necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, teniendo en cuenta lo
dispuesto en el Artículo 11 del decreto 1377 de 2013.
Comentarios
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